Καταγράφηκε από κάμερα ασφαλείας ένα τέταρτο πριν τη σύγκρουσή της με το επιβατικό τρένο, το βράδυ της Τρίτης 28 Φεβρουαρίου, η εμπορευματική αμαξοστοιχία να ελαττώνει ταχύτητα και να περνά από το σταθμό Λεπτοκαρυάς. 

Αν και η ώρα που αναγράφεται στο ντοκουμέντο είναι 19:53, στην πραγματικότητα δεν έχει ρυθμιστεί ο χρόνος στην κάμερα ασφαλείας κι έτσι, η πραγματική ώρα είναι 23:05.

Ο μηχανοδηγός της εμπορευματικής αμαξοστοιχίας συνεχίζει κανονικά την πορεία του στη γραμμή καθόδου χωρίς να έχει ενημερωθεί ότι στην ίδια γραμμή κινείται ανάποδα και το Intercity.



Στο μεταξύ, την έντονη ανησυχία τους εξέφραζαν οι μηχανοδηγοί για το γεγονός ότι δεν λειτουργούσαν τα φωτόσημα. Σύμφωνα με την ΕΡΤ, από τον Οκτώβριο του 2022 είχαν συνταχθεί κείμενα που ενημέρωναν για αυτήν την δυσλειτουργία από τον σταθμάρχη του Λιτόχωρου.

Στις 31 Οκτωβρίου 2022 ο σταθμάρχης είχε συντάξει κείμενο τηλεγραφήματος με αριθμό 26 μέσω του οποίου ενημέρωνε τους υπευθύνους του ότι όλα τα φωτόσημα εισόδου-εξόδου στους Νέους Πόρους είναι σβηστά.

Ακολούθησε νέο κείμενο στις 16 Νοεμβρίου 2022 με αριθμό 90, στο οποίο ο ίδιος σταθμάρχης ενημέρωνε ότι δεν είχε αποκατασταθεί το πρόβλημα ζητώντας και πάλι να φτιαχτούν τα φωτόσημα ώστε να έχουν ενημέρωση οι μηχανοδηγοί που μπαίνουν μέσα στους σταθμούς.

Αυτά είναι κάποια από τα κενά ασφαλείας που φαίνεται ότι είχαν κοινοποιηθεί αρκετό καιρό πριν από το δυστύχημα.